Wichtige Tipps für die Praxis im Forderungsmanagement

Folgende Maßnahmen sind auch für den Kleinbetrieb/Handwerker leicht und ohne (großen) Kostenaufwand umsetzbar:

• Der erste Blick bei Auftragsangeboten sollte dem Abgleich von Adressdaten (übers Internet) gelten. Sind dort keine Eintragungen zur Adresse oder nur Handy-Nummern vorhanden, ist bereits eine gewisse Vorsicht geboten.
• Das Internet ist ebenfalls hilfreich, zumindest bei Firmenkunden über deren Homepage Informationen über Geschäftsführer, Inhaber und Handelsregisternummer, Registergericht und Firmensitz zu erhalten (Impressum). Mit diesen Angaben können bei größeren Aufträgen weitere Auskünfte eingeholt werden, z. B. beim Handelsregister.
• Vorschüsse verlangen: Es kommt oft auf die Argumentation an, dem potenziellen Kunden den Sinn und Zweck der Vorschusszahlungen bei einem Werkvertrag nahezubringen. Zumindest dann, wenn Unternehmer Materialien einkaufen müssen, um den konkreten Auftrag erfüllen zu können, sollten sie auf einen Vorschuss in Höhe der Materialkosten bestehen. Alternativ sollte dem Kunden mitgeteilt werden, dass er sich die benötigten Materialien vorab selbst besorgen soll, indem man ihm geeignete Lieferanten, Geschäfte usw. benennt. U. U. kann diese Vorgehensweise dem Kunden dadurch attraktiv "verkauft" werden, dass man ihm mitteilt, dies sei für ihn auch finanziell günstiger und dass man ihn gerne zum "Baumarkt" begleitet und dort berät.
• Bei Kaufverträgen lässt sich eine Vorschusszahlung erreichen, wenn der Verkäufer im Gegenzug einen Rabatt verspricht oder kostenlose Zusatzleistungen (Service) für einen bestimmten Zeitraum anbietet.
• Bei der Rechnungsstellung müssen inhaltliche und formale Fehler vermieden werden. Die Vorschriften des § 14 UStG müssen eingehalten werden, weil die Gefahr besteht, dass sich der Kunde u. U. darauf beruft, dass die Fälligkeit der Forderung nicht besteht.

Das Merkmal "vollständige Anschrift" in § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG erfüllte bisher z. B. nur die Angabe der zutreffenden Anschrift des leistenden Unternehmers, unter der er seine wirtschaftlichen Aktivitäten entfaltet. Kunden sind immer spitzfindig, wenn es um Gründe geht, nicht sofort zahlen zu müssen.

Das Prozedere im Zusammenhang (sinnvollerweise und sicherheitshalber mit der Rückforderung der Original-Rechnung) zwecks Rechnungsberichtigung (ausschließlich durch den Rechnungsaussteller) kostet wertvolle Zeit. Besteht ein Anspruch auf Erteilung einer Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG, kann der Leistungsempfänger das von ihm geschuldete Entgelt grundsätzlich zurückhalten, bis der Leistende ihm die Rechnung erteilt.

Bei Fehlern kann der Unternehmer eine neue komplette Rechnung erstellen, in der darauf hingewiesen wird, dass die bisherige Rechnung storniert wird.

Die neue Rechnung benötigt eine eigene neue Rechnungsnummer (z. B. mittels einer Ergänzung der ursprünglichen Rechnungsnummer) und sie muss unter dem aktuellen Datum ausgestellt werden. Die Rückwirkung einer Rechnungsberichtigung beim Vorsteuerabzug gilt unabhängig davon, ob die Berichtigung zum Vorteil oder zum Nachteil des Leistungsempfängers wirkt. Auch der Stornierung einer Rechnung, nebst Neuausstellung einer sie ersetzenden Rechnung, kann eine solche Rückwirkung zukommen (Vgl. BFH, Urteil v. 22.1.2020, XI R 10/17)

• Sobald ein Unternehmen die vereinbarte Leistung erbracht hat, sollte die Forderung unverzüglich dem Kunden in Rechnung gestellt werden. In den meisten Fällen ist es möglich, die Rechnung schon mit Auslieferung der Ware mitzuschicken oder bei Werkleistungen an Privatleute die Rechnung (bei Pauschalpreisen) nach der Abnahme zu überreichen.
• Lastschrifteinzugsermächtigungen sichern Liquiditätsvorteile und erleichtern die Verwaltungsarbeit.
• Besonders wichtig ist die Formulierung eindeutiger Zahlungsbedingungen auf der Rechnung, insbesondere für die Fälligkeit der Forderungen. Hier empfiehlt sich immer ein Fixdatum, z. B. 31.03.2023.
• Mit der in den meisten Betrieben vorhandenen Software ist es kein Problem, sich Wiedervorlagen für Zahlungseingänge zu notieren, z. B. auch "Outlook"/Aufgaben. Eine andere Möglichkeit ist, dass sich der Unternehmer oder eine Angestellte z. B. am 15. und am 30. eines jeden Monats eine „Offene-Posten-Liste“ aus der Buchhaltung zur Überprüfung vornimmt.
• Bekanntermaßen gehen gerade Handwerker die Forderungseintreibung nur sehr ungern an, weil sie z. B. meinen, den Kunden dadurch zu verlieren. Falsches Warten kann aber den Verlust der Forderung bedeuten. Das Mahnwesen im Betrieb sollte eine Person übernehmen, die konsequent und gegenüber offensichtlichen Ausreden immun bzw. schlagfertig ist.
• Um Kunden nicht zu verärgern, sollte man diese unmittelbar nach Überschreitung des festgesetzten Zahlungstermins persönlich anrufen und an die offene Zahlung höflich, aber bestimmt erinnern und einen neuen Zahlungstermin vereinbaren. Anschließend sollte der Inhalt des Telefongesprächs kurz schriftlich zusammengefasst und dem Schuldner geschickt werden mit dem Hinweis, dass bei einer weiteren Mahnung Mahngebühren und Verzugszinsen angefordert werden.
• Es gibt keine Vorschrift, dass man den Schuldner 3-mal mahnen muss. Eine Mahnung darf rechtlich unterbleiben, wenn dem Schuldner ein festes oder berechenbares Zahlungsdatum gesetzt worden ist. Zu viele Mahnungen kosten Zeit und Geld. Unsinnig ist es, auf die 1. Mahnung den Zusatz "1. Mahnung" zu setzen bzw. bei weiteren Mahnungen mit der entsprechenden Durchnummerierung zu arbeiten. Jeder Schuldner weiß dann, dass er nochmals gemahnt wird.
• Unternehmer müssen rechtzeitig vor dem Jahreswechsel prüfen, ob 3 Jahre alte Forderungen an Kunden bestehen, und sich für geeignete Maßnahmen entscheiden, um die Verjährung zu hemmen bzw. zu unterbrechen.
• Sind die Forderungen uneinbringlich geworden, kann der bilanzierende Unternehmer (Soll-Versteuerer bei der Umsatzsteuer) die bereits in Rechnung gestellte und an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer berichtigen bzw. zurückfordern. Nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG kann die geschuldete Steuer berichtigt werden, wenn das vereinbarte Entgelt uneinbringlich geworden ist.

Der Unternehmer hat den Forderungsausfall also stets "nur" mit dem Nettorechnungsbetrag zu verschmerzen. Uneinbringlich ist eine Forderung laut BFH (BFH, Urteil v. 8.3.2012, V R 49/10), wenn der Anspruch auf Entrichtung des Entgelts nicht erfüllt wird und bei objektiver Betrachtung damit zu rechnen ist, dass der Leistende die Entgeltforderung – ganz oder teilweise – jedenfalls auf absehbare Zeit nicht durchsetzen kann.

Das ist der Fall, wenn und ggf. soweit der Leistungsempfänger das Bestehen dieser Forderung ganz oder teilweise substanziiert bestreitet und damit erklärt, dass er die Entgeltforderung (ganz oder teilweise) nicht bezahlen werde.