Oftmals wird der Personalausweis zur Identifizierung einer Person, Verifizierung der Daten oder als Pfand genutzt. Doch wie sehen die rechtlichen Bestimmungen dazu aus?
Wurde durch Inkrafttreten des neuen Personalausweisgesetzes im Jahre 2010 das Kopieren von Personalausweisen grundsätzlich verboten (Ausnahmen Geldwäschegesetz und Telekommunikationsanbieter), brachte die Änderung von § 20 des Gesetzes im Jahre 2017 wieder eine Lockerung und mehr Freiraum in der Verwendung.
Dennoch empfiehlt sich mit sensiblen Daten auf amtlichen Ausweisen ein vorsichtiger Umgang – auch im Hinblick auf die DSGVO. Grundsätzlich sollte auf das Kopieren oder Einscannen von Personalausweisen verzichtet werden. Ist dies nicht möglich – bietet sich also keine andere Möglichkeit an, die Daten einer Person zu verifizieren – müssen einige Punkte beachtet werden.
So sollten beispielsweise Angaben, die nicht zur Identifizierung erforderlich sind, geschwärzt werden und die Kopie muss immer als solche gekennzeichnet sein. Die Nutzung der Kopien und damit der darauf enthaltenen Daten, darf nur für den ursprünglichen Zweck erfolgen und die Kopien müssen nach der Verifizierung gelöscht werden. Für eine Protokollierung reicht der Hinweis, dass eine Ausweiskopie vorlag.
Es gibt wenige Ausnahmen, in denen Kopien und die Daten gespeichert werden dürfen, bzw. müssen. Handelt es sich um Identitätsprüfungen nach dem Geldwäschegesetz, beträgt die Aufbewahrungsfrist 5 Jahre.
Grundsätzlich jedoch muss eine Einwilligung des Ausweisinhabers vorliegen und es ist wichtig zu wissen, dass die Erlaubnis zur Kopie keine Erlaubnis zur Verarbeitung der Daten beinhaltet.
Sollten Sie als Gutachter in Ihrem Arbeitsalltag mit der Notwendigkeit konfrontiert werden, die persönlichen Angaben einer Person zu verifizieren, versuchen Sie Kopien zu vermeiden. Ist dies nicht möglich, vernichten Sie die Kopien nach der Identitätsprüfung umgehend.